Datenschutzerklärung Verein artFAQ

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Version vom 16.04.2024

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Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns ein wichtiges Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, der Verein artFAQ (nachfolgend artFAQ, wir oder uns), wie wir Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskolleg:innen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

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1. Verantwortliche Instanz / Vertreter:innen

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Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist:

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Verein artFAQ
Aemtlerstrasse 23
8003 Zürich
Schweiz

Vertretungsberechtigte Personen:
Kathrin Walde und Regula Spirig (Co-Leitung artFAQ)

Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen: info@artfaq.ch

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2. Datenbearbeitung: Zweck und Weitergabe

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Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit oder wenn Sie die Website www.artfaq.ch (nachfolgend Website) nutzen, können wir verschiedene Kategorien von Personendaten für unterschiedliche Zwecke verarbeiten. Insbesondere verarbeiten wir die folgenden Personendaten von Ihnen zu folgenden Zwecken:

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Kommunikation
Wir verarbeiten Personendaten, damit wir mit Ihnen über die Angebote und Neuigkeiten von artFAQ kommunizieren können. Die Kommunikation erfolgt beispielsweise in Form von Newslettern, via unseren Telegram-Channel, per Mail oder über Social Media. Informationen zur Weitergabe Ihrer Daten an Drittanbieter:innen (Mailchimp, Telegram, meta, LinkedIn) finden sie in Abschnitt 4. Im Rahmen der Kommunikation verarbeiten wir insbesondere die Inhalte und Metadaten der Kommunikation sowie Ihre Kontaktdaten. Für den Newsletter ist eine Registrierung und Bestätigung Ihrerseits erforderlich. Für den Telegram-Channel ist ebenfalls eine Registrierung Ihrerseits erforderlich. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Registrierung zu widerrufen und sich von der Kommunikation abzumelden.

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Betrieb unserer Website
Um unsere Website sicher und stabil zu betreiben, erheben wir technische Daten, wie z.B. IP-Adresse, Informationen zum Betriebssystem und Einstellungen Ihres Endgeräts, Region, Zeitpunkt und Art der Nutzung. Darüber hinaus verwenden wir Cookies, Social-Media Plug-Ins und Embed-Formulare. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Abschnitt 6.

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Angebote
Um die Teilnahme an unseren Angeboten zu ermöglichen erheben wir Personendaten. Insbesondere erheben wir im Zusammenhang mit unseren Angeboten folgende Daten:

1. Anmeldung für Angebote
Für bestimmte Angebote und Dienste wie Veranstaltungen und Kurse ist eine Anmeldung via Anmeldeformular oder per E-Mail erforderlich. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die bei der jeweiligen Anmeldung angegebenen Daten. Die Daten werden solange nötig im WIX-Account oder auf dem artFAQ-internen Google-Drive abgelegt. Die Daten werden, wenn dies für die Durchführung des Kurses oder der Veranstaltung notwendig ist, an Partner:innen (bspw. den Kulturmarkt, Kursleiter:innen, Partner:innen bei Veranstaltungen) oder andere Dritte weitergegeben.

2. Online-Veranstaltungen
Online-Veranstaltungen werden nach mündlicher Zustimmung aller Anwesenden aufgezeichnet und auf dem passwortgeschützten Vimeo-Kanal aufgeschaltet. Für die Online-Teilnahme an Veranstaltungen benutzen wir die Software Zoom, die durch Ihr einloggen Daten von Ihnen erhält. Weitere Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 4.

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3. Dokumente für Beratungen
Zum Zweck der Beratungen erhalten wir von Nutzer:innen des Beratungsangebots Dokumente wie Dossiers, Budgetpläne, Vereinsdokumente o.Ä. via E-Mail oder in physischer Form. Diese Dokumente enthalten teilweise Personendaten. Die Dokumente werden nicht an Dritte weitergegeben.

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4. Daten in Bezug zu match
Um das Angebot match zu ermöglichen erheben wir Kontaktdaten für das Betreiben eines E-Mail-Verteilers. Eine Abmeldung vom Verteiler ist jederzeit möglich.

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Analyse und Statistik
Um unsere Website, Dienste und sonstige (elektronischen) Angebote (z.B. Newsletter) kontinuierlich zu verbessern, erheben wir Daten über Ihr Verhalten und Ihre Präferenzen, indem wir beispielsweise analysieren, wie Sie durch unsere Website navigieren und wie Sie interagieren mit unseren Social-Media-Profilen und anderen elektronischen Angeboten (z.B. Newsletter). Zu diesem Zweck verarbeiten wir auch direktes oder indirektes Feedback von Ihnen zu unserer Website, unseren Social-Media-Präsenzen und weiteren elektronischen Angeboten, sowie anderes Feedback zu unseren Leistungen. Die Analyse zu Ihrer Nutzung unserer elektronischen Angebote werden teilweise von Drittanbieter:innen (WIX, Mailchimp o.Ä.) getätigt. Informationen zu diesen Drittanbieter:innen finden Sie in Abschnitt 4.

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Zum Zwecke der Analyse und Statistik und für Evaluationszwecke erheben wir Personendaten, wie Kontaktdaten, Nutzungsgrund o.Ä., die uns ermöglichen die Nutzung, Auslastung und Qualität unserer Angebote zu überwachen und zu optimieren. Diese Daten werden zu Evaluationszwecken anonymisiert an Dritte weitergegeben und im Jahresbericht anonymisiert veröffentlicht.

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Bewerbung
Wenn Sie sich bei artFAQ bewerben, verarbeiten wir die entsprechenden Daten zum Zwecke der Prüfung und Beurteilung der Bewerbung, der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und im Falle erfolgreicher Bewerbungen zur Vorbereitung und zum Abschluss eines Vertrages. Zu diesem Zweck verarbeiten wir neben Ihren Kontaktdaten und den Angaben aus der entsprechenden Kommunikation insbesondere auch die in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Daten sowie die Daten, die wir zusätzlich aus berufsbezogenen sozialen Netzwerken, dem Internet, den Medien und Referenzen (sofern Sie der Einholung von Referenzen zustimmen) über Sie erhalten. Bei Bewerbungsverfahren, die in Partnerschaft mit einer anderen Organisation durchgeführt werden, erhalten auch Personen der Partnerorganisation die Bewerbungsunterlagen. Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit einem Arbeitsverhältnis bei artFAQ (Festangestellt oder auf Stundenlohn-Basis) wird im Arbeitsvertrag geregelt.

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Sonstige Zwecke
Zu den weiteren Zwecken zählen beispielsweise Schulungs- und Bildungszwecke sowie Verwaltungszwecke (z.B. Buchhaltung).
 

3. Quelle der Daten

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Von Ihnen: Sie stellen uns einen Großteil der Daten zur Verfügung, die wir verarbeiten (z.B. im Rahmen unserer Angebote, Ihrer Nutzung unserer Website und Ihrer Kommunikation mit uns). Teilweise werden diese Daten auch automatisch von Ihrem Endgerät an uns übermittelt. Zur Offenlegung Ihrer Daten sind Sie, mit bestimmten Ausnahmen (z.B. gesetzliche Pflichten), nicht verpflichtet. Die Bereitstellung bestimmter Daten ist beispielsweise erforderlich, um unsere Angebote in Anspruch zu nehmen. Auch die Nutzung unserer Website ist ohne Datenverarbeitung nicht möglich.

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Von Dritten: Wir können Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Medien oder dem Internet, einschließlich sozialer Medien) erheben oder solche Daten von Behörden oder Organisationen erhalten, die mit uns in Beziehung stehen oder anderweitig mit uns Geschäfte machen, sowie von sonstigen Dritten (z.B. Vereine, Vertragspartner:innen, Internetanalysedienste etc.).
 

4. Datenweitergabe an Drittanbieter:innen und Datenübermittlung ins Ausland

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Wir geben Personendaten zudem, wenn dies für das Durchführen unserer geschäftlichen Aktivitäten notwendig ist, an Drittanbieter:innen weiter. Diese Drittanbieter:innen sind teilweise im Inland, können aber irgendwo auf der Erde sein wie beispielsweise in anderen Ländern Europas und den USA.

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Insbesondere nutzen wir derzeit Angebote folgender Dienstleister:innen und Drittanbieter:innen, deren Kontaktdaten sowie weitere Informationen zu den einzelnen Datenverarbeitungen den jeweiligen Datenschutzhinweisen entnommen werden können:

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WIX
Anbieter:in: Wix.com Inc., Israel
Datenschutzhinweis: https://de.wix.com/about/privacy-dpa-users

 

Mailchimp

Anbieter:in: Rocket Science Group, USA
Datenschutzhinweis: https://mailchimp.com/de/legal/data-processing-addendum/

 

Google Drive
Anbieter:in: Google LLC, USA

Datenschutzhinweis: https://cloud.google.com/terms/data-processing-addendum

 

Instagram/Facebook
Anbieter:in: Meta Platforms Ireland Ltd., Irland
Datenschutzhinweise: https://privacycenter.instagram.com/policy
https://www.facebook.com/legal/Workplace_GDPR_Addendum

LinkedIn
Anbieter:in: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Irland
Datenschutzhinweis: www.linkedin.com/legal/privacy-policy?

Telegram
Anbieter:in: Telegram FZ-LLC, Russland

Datenschutzhinweis: https://telegram.org/privacy?setln=it

Zoom
Anbieter:in: Zoom Video Communications, Inc., USA

Datenschutzhinweis: https://explore.zoom.us/docs/doc/Zoom_GLOBAL_DPA.pdf

 

Cyon

Anbieter:in: cyon GmbH, Schweiz

Datenschutz: https://www.cyon.ch/legal/avv

Befindet sich ein:e Empfänger:in in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir die Empfänger:in vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind), soweit diese:r nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können.

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5. Rechte der Nutzer:innen

Im Zusammenhang mit unserer Datenverarbeitung stehen Ihnen bestimmte Rechte zu. Insbesondere können Sie gemäß geltendem Recht Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Personendaten verlangen, unrichtige Personendaten berichtigen lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, der Datenverarbeitung widersprechen und die Herausgabe bestimmter Personendaten in elektronischer Form verlangen oder deren Übermittlung an andere Verantwortliche widerrufen oder Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, soweit unsere Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht.

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Wenn Sie Ihre Rechte artFAQ gegenüber geltend machen möchten, kontaktieren Sie uns bitte; Die Kontaktdaten finden Sie in Ziffer 1. Um Missbrauch vorzubeugen, müssen wir Ihre Identität überprüfen (z.B. ggf. durch eine Kopie Ihres Personalausweises).

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6. Cookies / Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

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Bei der Nutzung unserer Website (inkl. Newsletter) fallen Daten an, die protokolliert gespeichert werden (insbesondere technische Daten). Darüber hinaus können wir Cookies und ähnliche Technologien (z. B. Pixel-Tags oder Fingerabdrücke) verwenden, um Website-Besucher:innen wiederzuerkennen, ihr Verhalten auszuwerten und Präferenzen zu erkennen. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die zwischen Ihrem System und dem Server übertragen wird und die Wiedererkennung eines bestimmten Geräts oder Browsers ermöglicht. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass er Cookies automatisch ablehnt, akzeptiert oder löscht. Sie können Cookies auch im Einzelfall deaktivieren oder löschen. Wie Sie Cookies in Ihrem Browser verwalten, erfahren Sie im Hilfemenü Ihres Browsers.

Sowohl die von uns erhobenen technischen Daten als auch Cookies enthalten grundsätzlich keine Personendaten. Allerdings können Personendaten, die wir oder von uns beauftragte Drittanbieter:innen über Sie speichern (z.B. wenn Sie ein Benutzerkonto bei diesen Anbietern haben), mit den technischen Daten oder den in Cookies gespeicherten und daraus abgeleiteten Informationen verknüpft werden, und damit möglicherweise mit ihrer Identität.

Wir verwenden außerdem Social-Media-Plug-ins, dabei handelt es sich um kleine Software, die eine Verbindung zwischen Ihrem Besuch auf unserer Website und einer Drittanbieter:in herstellt. Das Social-Media-Plugin teilt der Drittanbieter:in mit, dass Sie unsere Website besucht haben und sendet ggf. Cookies an die Drittanbieter:in, die die Drittanbieter:in zuvor in Ihrem Webbrowser platziert hat. Weitere Informationen darüber, wie diese Drittanbieter:innen Ihre über ihre Social-Media-Plugins erfassten Personendaten verwenden, finden Sie in ihren jeweiligen Datenschutzhinweisen.

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7. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

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Im Prinzip verarbeiten und speichern wir Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst für die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Die Aufbewahrung spezifischer Daten wird wie folgt gehandhabt:

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• Bezüglich Anmeldungen für Veranstaltungen oder Kurse: Die personenbezogenen Daten bis auf die Postleitzahl der Teilnehmer:innen werden nach Ablauf der Veranstaltung oder des Kurses auf Seite von artFAQ nach maximal 2 Jahren gelöscht; statistisch relevante Daten werden anonymisiert aufbewahrt;

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• Bezüglich Aufzeichnungen von Online-Veranstaltungen: Die Zustimmung zur Aufzeichnung kann jederzeit zurückgezogen und eine Löschung des Videomaterials angefragt werden;

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• Bezüglich Beratungen: Alle geteilten Dokumente werden nach der Beratung wieder mitgenommen von Nutzer:innen oder im E-Mail-Programm archiviert und nach maximal 2 Jahren gelöscht;

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• Zu Evaluationszwecken sowie Analyse und Statistiken: Bewahrte anonymisierte Daten werden nach Aufbewahrungspflicht mindestens für eine Subventionsdauer von 4 Jahren aufbewahrt;

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• Bezüglich Bewerbungsverfahren: Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Verfahrens gelöscht oder mit der Zustimmung der Bewerbenden aufbewahrt.

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8. Datensicherheit

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Wir treffen standardtechnische und -organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten wie etwa Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Anonymisierung bestimmter Daten. Für die Datensicherheit verweisen wir zudem auf die Sicherheitsmassnahmen der von uns genutzten Drittanbieter:innen, siehe Abschnitt 4.

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9. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

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Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden Sie in der Regel nicht in der Lage sein, unsere Angebote in Anspruch zu nehmen. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.

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10. Änderungen

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Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.

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